Jeśli chodzi o komunikację, różnice między pocztą elektroniczną a komunikatorem internetowym są liczne. Podczas gdy e-mail jest bardziej formalny i powściągliwy, komunikator internetowy jest bardziej nieformalny, z miejscem na rozmowy tekstowe i żarty. Zachęca również do bardziej kreatywnej burzy mózgów i lepszych pomysłów. E-maile są zbyt formalne i wymagają od nadawcy użycia odpowiednich słów i echa dominującego myślenia. W przeciwieństwie do nich, komunikatory są znacznie krótsze i częstsze. Ostatecznie to Ty decydujesz, który z nich wolisz.
IM jest częstszy
Główna różnica między pocztą elektroniczną a komunikatorem polega na tym, że pocztę elektroniczną można zakwalifikować jako asynchroniczną. Synchroniczna natura komunikatora sprawia, że jest on idealny do komunikacji w czasie rzeczywistym. Szybkość rozmowy przez komunikator jest kluczowa dla jej powodzenia, podczas gdy poczta elektroniczna może potrzebować trochę czasu na otrzymanie odpowiedzi i przetworzenie jej przed wysłaniem. Poczta elektroniczna jest również dobra do archiwizacji i długich wiadomości, ale nie pozwala użytkownikom na interakcję w czasie rzeczywistym.
IM jest również znany jako czat. Jest to rodzaj komunikatora, w którym wiadomości są wymieniane w czasie rzeczywistym. Jest to metoda komunikacji, która ułatwia wymianę informacji i pomysłów między znanymi użytkownikami. Istnieje wiele rodzajów IM, w tym samodzielne aplikacje i te, które są zintegrowane z większymi platformami. IM jest często używany w handlu konwersacyjnym, ale różni się od poczty elektronicznej tym, że rozmowy odbywają się w czasie rzeczywistym. Nowoczesne aplikacje IM wykorzystują technologię push i mogą również obejmować przesyłanie plików, chatboty i funkcje voice over IP.
IM zakłada również, że obie strony pracują w tym samym czasie. Gdy dwie osoby korzystają z IM, jest bardziej prawdopodobne, że będą zajęte w tym samym czasie i nie będą w stanie odebrać wiadomości, jeśli nie znajdują się w tym samym pomieszczeniu. Wiadomości IM mogą mieć również różne tony i są trudne do odczytania. Dlatego ważne jest, aby upewnić się, że jesteś w stanie przeczytać i zrozumieć, co druga osoba próbuje powiedzieć.
Poczta elektroniczna jest nadal najpopularniejszą metodą komunikacji wewnętrznej, ale IM zyskuje coraz większą popularność w miejscu pracy. Komunikator staje się standardową funkcją w oprogramowaniu dla przedsiębiorstw. Jego długoterminowe zalety w porównaniu z pocztą elektroniczną są oczywiste. Stał się preferowaną metodą komunikacji w organizacjach. Jest znacznie łatwiejszy w zarządzaniu niż historia e-maili. Ponadto pocztę elektroniczną łatwiej jest znaleźć niż komunikator. Możliwość archiwizacji, archiwizacji wiadomości sprawia, że jest to łatwiejsze dla użytkowników. Oznacza to, że IM jest nie tylko lepszy do komunikacji, ale może również pomóc zwiększyć produktywność pracowników.
Jest bardziej bezpośredni
Poczta elektroniczna jest bardziej formalna i istnieje od dawna, ale komunikat błyskawiczny pozwala na natychmiastową komunikację między ludźmi. Zaletą komunikatorów jest to, że są natychmiastowe i pozwalają ludziom dotrzeć do innych w ich czasie. Chociaż wiadomości błyskawiczne są bardziej bezpośrednie niż e-maile, mogą wydawać się pilne w czasach. Ponieważ e-mail może czekać do następnego dnia roboczego, niektórzy ludzie mogą czuć się zobowiązani do odpowiedzi od razu. W takich przypadkach lepszym rozwiązaniem jest wiadomość błyskawiczna.
Największa różnica między pocztą elektroniczną a komunikatorem polega na szybkości. Wiadomości e-mail muszą przejść przez wiele serwerów zanim dotrą do odbiorcy, a wiadomości błyskawiczne nie mają takich problemów. Oznacza to, że wiadomość wysłana pocztą elektroniczną może dotrzeć do odbiorcy w ciągu kilku sekund, podczas gdy w przypadku komunikatora może to zająć kilka minut. E-mail jest również wygodny, gdy trzeba wysłać masową wiadomość do dużej liczby osób. Jednak komunikator nie jest idealny do tego typu komunikacji. Generalnie, aby wysłać IM, trzeba założyć konto, a niektóre aplikacje do czatowania mogą wymagać od użytkowników udzielenia zgody na wysyłanie wiadomości.
Jest bardziej zwięźle
Istnieje wiele korzyści z używania komunikatorów internetowych w miejscu pracy, w tym fakt, że zachęcają one ludzi do bycia bardziej zwięzłymi i do rzeczy. Ułatwia to efektywną pracę, ponieważ można szybko odpowiedzieć na wiadomość i wrócić do pracy. Ponadto, eliminuje to czas spędzony na przełączaniu się między pocztą elektroniczną a rozmowami telefonicznymi, oczekiwanie na odpowiedź lub chodzenie po korytarzu do biura. Możesz nawet uniknąć odbierania telefonu w godzinach pracy, co zwiększa Twoją produktywność.
Inną zaletą komunikatorów internetowych jest to, że mają tendencję do wywoływania szybszych odpowiedzi niż e-maile. Wydaje się, że ludzie szybciej odpowiadają na wiadomości, kiedy mogą je otrzymać, podczas gdy na odpowiedź na e-mail trzeba czekać kilka dni. Jednak należy zauważyć, że komunikatory internetowe nie są wolne od wad. Najczęstszą wadą jest jego zastrzeżony charakter, wymagający od obu stron korzystania z tej samej usługi czatu do komunikacji. Dodatkowo, ponieważ format komunikatora to strumień świadomości, nie pozwala on na archiwizację, w przeciwieństwie do poczty elektronicznej.
Jest mniej formalny
W przypadku bardziej skomplikowanej, długiej komunikacji preferowaną metodą jest e-mail. Podobnie, czat zespołowy i e-maile zespołowe sprawdzają się w przypadku krótkich, indywidualnych wiadomości. Z drugiej strony, e-mail jest bardziej formalny i może być czytany zarówno przez pracowników zdalnych, jak i miejscowych. Wiadomość e-mail może być również uaktualniona, więc nigdy nie wiadomo, kto przeczyta wiadomość i kiedy na nią odpowie. Ponadto, w przeciwieństwie do komunikatorów, e-mail nie zawsze jest natychmiast dostępny.
W przypadku poczty elektronicznej musisz poświęcić czas na to, by Twoja wiadomość brzmiała “dobrze”. Ale w przypadku komunikatorów internetowych możesz powiedzieć wszystko, co masz na myśli. Jest to o wiele bardziej efektywne w dyskusjach grupowych, gdzie ludzie spędzają mniej czasu na przeformułowywaniu swoich wiadomości i mogą więcej żartować. Zmniejsza to również szanse na to, że porzucisz świetny pomysł, ponieważ spędziłeś zbyt wiele czasu na zastanawianiu się nad sformułowaniami lub powtarzaniu tego, co inni już myślą.
E-mail jest wciąż popularny wśród nastolatków. To popularna metoda komunikacji wśród każdego pokolenia. I nie wydaje się, by w najbliższym czasie miał odejść. Istnieje jednak wiele różnic między komunikatorem a pocztą elektroniczną. E-maile pozostawiają twardy ślad na papierze i są łatwiejsze do archiwizacji i śledzenia. Chociaż e-mail jest wygodnym środkiem komunikacji, nie jest odpowiedni dla nastolatków. Poza tym, jest powolny i ograniczony do stałego miejsca.
Jest mniej inwazyjny
W przeciwieństwie do zwykłej poczty elektronicznej, wiadomość błyskawiczna może być od razu odebrana przez jej odbiorców, co znacznie ułatwia dalszą wymianę. W przeciwieństwie do poczty elektronicznej, większość wiadomości błyskawicznych to wiadomości tekstowe, ale niektóre usługi umożliwiają prowadzenie rozmów wideo, przesyłanie wiadomości głosowych i udostępnianie plików. Komunikacja ta odbywa się bezpośrednio między komputerem klienta a odbiorcą i nie ma potrzeby korzystania z serwerów poczty elektronicznej. W przeciwieństwie do poczty elektronicznej, wiadomości błyskawiczne nie wymagają od odbiorcy zakładania konta.
Różnica między pocztą elektroniczną a komunikatorami internetowymi polega przede wszystkim na szybkości i natychmiastowości procesu komunikacji. Poczta elektroniczna wymaga pewnych standardów etykiety i formatowania, których przestrzegania się oczekuje. Z kolei komunikatory internetowe zapewniają większą swobodę, jeśli chodzi o wielkość liter i zasady gramatyczne. Obsługuje również emoji, pozwalając odbiorcy na przekazanie tonu. W związku z tym wysyłanie wiadomości za pomocą komunikatora jest bardziej efektywne niż za pomocą poczty elektronicznej.
Podczas gdy poczta elektroniczna i komunikatory internetowe są nadal powszechne w środowisku biznesowym, konieczne jest, aby organizacje określiły politykę dotyczącą ich wykorzystania w miejscu pracy. Firma powinna dać pracownikom do zrozumienia, że infrastruktura służy wyłącznie do celów biznesowych, a cały ruch danych jest archiwizowany. Zniechęci to pracowników do jej niewłaściwego wykorzystania. Dodatkowo, ograniczenie osobistego korzystania z infrastruktury firmowej zwiększy produktywność. W porównaniu z pocztą elektroniczną i głosową, komunikatory internetowe mogą być wygodniejsze i szybsze niż dzwonienie do współpracownika.
Kolejną różnicą między pocztą elektroniczną a komunikatorem internetowym są ramy czasowe, w których można wysłać wiadomość. E-maile mogą być długie i rozwlekłe, natomiast komunikatory są znacznie bardziej zwięzłe i zrozumiałe. Jednak komunikatory nie powinny być używane do wiadomości osobistych, chyba że koniecznie trzeba omówić jakąś osobistą sprawę. Zamiast tego, komunikacja powinna być skoncentrowana na biznesie, a nie na pogawędkach. I, oczywiście, zawsze należy używać emojis z zamiarem przekazania swojej opinii.
Podobne tematy